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“Reducción de la pérdida de tiempo por uso de Messenger en la oficina”, noticia en Interdixit

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Noticia: “Reducción de la pérdida de tiempo por uso de Messenger en la oficina” de la sección Tendencias

Reducción de la pérdida de tiempo por uso de Messenger en la oficina

Logotipos de Twitter y Laconi.ca
Logotipos de Twitter y Laconi.ca

Los sistemas de mensajería instantánea en los puestos de trabajo son indispensables y, muchas veces, ineludibles. Sirven para que los departamentos de la empresa/organización puedan comunicarse con celeridad y, también, para mantener vínculos de respuesta automática hacia el exterior en los servicios de atención al cliente.

De hecho, todos los sistemas operativos incorporan una aplicación cliente que permite emitir y recibir: Messenger (Windows), iChat (Apple) y aplicaciones de Jabber en los sistemas de Linux. Su popularidad, precursora de las redes sociales de la actualidad, es tan grande, que la última versión de Messenger ofrece dos niveles de acceso: el privado y el corporativo, para comunicarse en el interior de las redes de trabajo.

Viene a ser un reconocimiento de que el mal uso de estas herramientas de mensajería instantánea ocasiona pérdidas ingentes de horas de trabajo en conversaciones privadas de los empleados en el seno de la empresa y, por supuesto, fuera de ella. Ofreciendo dos estados de conexión, Microsoft plantea a los administradores de sistemas la oportunidad de que algunos puestos de trabajo no dispongan de permisos para el uso externo del Messenger privado.

Competidores recientes y sustitución
La principal característica de estos canales de mensajería instantánea ha sido la falta de compatibilidad entre las redes, de modo que un usuario de Yahoo! Messenger no podía conectar con un usuario de MSN —ahora sí—, y tampoco con usuarios de iChat y Jabber. Sin embargo estos últimos son más compatibles. Esta incompatibilidad tecnológica les ha privado de poder afrontar a los competidores recientes: los sistemas de chat de Facebook o de GMail, por ejemplo, que, poco a poco, van quedándose con una más que respetable cuota de mercado.

Son estos sistemas recientes —además del correo electrónico— los que dificultarán la erradicación de comportamientos viciados con la mensajería instantánea existentes entre los empleados de la empresa u organización, aunque su uso es más limitado, de momento.

Para plantear una solución práctica hay que partir de una idea fundamental: la comunicación entre puestos de trabajo/departamentos es básica, y tiene que mantenerse.

Desde esta perspectiva, la mejor solución pasa por la implantación de un “twitter” a medida de la organización, que comunique únicamente a los puestos de trabajo. La mejor opción es la instalación en la intranet o los servidores propios de la organización de software open source del tipo Laconi.ca y la eliminación o, si no es posible, el bloqueo de los puertos de uso de los programas de mensajería existentes. Existe una salvedad: los puestos de trabajo que están estrechamente vinculados a la atención del público, asistencia técnica on line, y aquellos que, por su vinculación con otras empresas u organizaciones, requieran contactar externamente.

Laconi.ca es un servidor de “tweets” con un funcionamiento similar a Twitter, que se implanta en los servidores internos de la empresa y permite, con una leve modificación, que cualquier cliente de Twitter pueda consultar única y exclusivamente los mensajes de Laconi.ca. Las principales ventajas son:

  • Coste cero: Únicamente tiene costes técnicos de instalación.
  • No invita al diálogo: El usuario no está impelido a contestar de forma directa e inmediata y entablar una conversación. El mensaje es “lacónico”.
  • No requiere una presencia activa: El receptor no debe, necesariamente, estar disponible para recibir el mensaje. Éste se almacena en el servidor y la próxima ocasión en que esté conectado, lo recibirá.
  • Experiencia de uso: El funcionamiento es similar al de los mensajes SMS de telefonía móvil. Lo que se desee decir, hay que hacerlo en 140 caracteres, de modo que requiere un esfuerzo de síntesis que supone una barrera natural a los mensajes que no aporten información útil.
  • No permite la transmisión de archivos. Los tweets son breves mensajes que pueden incluir direcciones de descarga de imágenes u otros archivos; pero no los ficheros en sí. Se elimina el tráfico de PPT, PPS, DOC, AVI, MOV, WMV, que no aportan nada a la organización.
  • No hay privacidad: Es una herramienta proporcionada por la empresa, alojada en sus servidores, y con un registro en la base de datos de todos los mensajes intercambiados, que es de acceso restringido a la propia empresa y los emisores/receptores de cada mensaje vía aplicación cliente. De este modo, cualquier supervisor puede controlar los tipos de mensaje que se envían, lo que implica una barrera natural para un uso indiscriminado de la herramienta.

En pocas semanas, la empresa habrá ganado horas de trabajo efectivas.